Digitalisierung in der Gastronomie: Chancen erfolgreich nutzen!
Vom Wareneinkauf bis zum Gästemanagement, vom Gastro-Marketing bis zur Personaleinsatzplanung: Digitalisierung ist ein 360-Grad-Thema für die Gastronomie. Denn damit werden die Arbeitsprozesse in nahezu allen Bereichen einfacher, transparenter, schneller, besser – und in der Regel auch günstiger. Hinzu kommt: Digitale Technologien schaffen die Voraussetzungen für neue Geschäftsmodelle, ermöglichen eine bessere Vernetzung mit Kunden und Lieferanten und sorgen für eine effektivere Neukundengewinnung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie als Gastrononom von digitalen Tools profitieren und wie Sie die Digitalisierung in Ihrem Betrieb erfolgreich einführen oder weiter vorantreiben.
1 Online-Marketing
Das Marketing ist wohl der Bereich, bei dem man in der Gastronomie zuerst an das Thema »digital« denkt. Die meisten gastronomischen Betriebe verfügen heute über einen Webauftritt und viele nutzen ein Online-Reservierungssystem. Doch es gibt noch weit mehr Möglichkeiten, um Neukunden zu gewinnen, die Kundenbindung zu erhöhen, maßgeschneiderte Angebote zu offerieren oder positive Bewertungen zu erhalten. Hier ein Überblick über die wichtigsten Instrumente.
Webseite
| Sie ist und bleibt das Herz des digitalen Auftritts und Marketings: eine gut strukturierte und für das Smartphone optimierte Webseite. Mit den wichtigsten Informationen und Daten über das Haus und die Küche, der aktuellen Speise- und Getränkekarte, Veranstaltungshinweisen (inklusive Ticketbuchung), Stellenangeboten und natürlich einer eingebauten Reservierungsmöglichkeit. Tipp: Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Inhalte Ihrer Webseite, damit Ihr Auftritt lebendig bleibt. Und: Kontrollieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob das Impressum und die Datenschutzerklärung den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. |
Social Media
| Nutzen Sie die Möglichkeiten sozialer Netzwerke, um eine Community aufzubauen, Stammgäste und Fans zu binden und neue Gäste zu erreichen. Besonders auf Facebook und Instagram lassen sich mit spannenden Beiträgen, attraktiven Bildern und coolen Clips hohe Reichweiten erzielen – und das praktisch kostenlos. Wichtig dabei sind eine gute Optik und eine authentische Ansprache. Wer seine Speisen und Getränke attraktiv serviert – schönes Plating, schicke Teller, tolle Gläser etc. – motiviert Gäste zum Fotografieren und Sharen. Nutzergenerierte Weiterempfehlungen sind Gold wert! Tipp: Binden Sie Mitarbeiter ein, die Spaß am Thema Social Media haben. |
Suchmaschinen
| Eine gute Auffindbarkeit Ihrer Webseite bei Google und anderen Suchmaschinen ist das A und O. Bauen Sie die wichtigsten Keywords in Ihre Texte ein: Schlüsselwörter, die Ihren Betrieb kennzeichnen, wie zum Beispiel »deutsche Küche in (Stadtname)«. Eine schnell ladende und für unterschiedliche Endgeräte optimierte Webseite (»Responsive Webdesign«) in Verbindung mit regelmäßigen Aktualisierungen sind wichtige Voraussetzungen für eine gute Platzierung. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, ziehen Sie einen SEO-Experten hinzu. Tipp: Gesucht wird meistens mit Fragen à la „Wo kann ich in (Stadtname) mittags gut essen gehen?“ oder „Wer ist der beste Italiener in (Stadtname)?“ Geben Sie gute Antworten darauf: Dann werden Sie auch gefunden! |
Newsletter
| Ein gut und spannend gestalteter Newsletter informiert Stammgäste über Neuigkeiten aus dem Haus, über aktuelle Angebote und bevorstehende Veranstaltungen – inklusive direkter Buchungsmöglichkeit. In der Kürze liegt die Würze: kurze Texte, übersichtliche Gestaltung, maximal 1 Newsletter pro Monat. Neue Newsletter-Empfänger gewinnen Sie nicht nur durch das klassische Abonnieren auf der Webseite, sondern auch über Reservierungen (siehe nächster Punkt). Tipp: Abonnieren Sie selbst Newsletter namhafter Bars, Lokale, Restaurants und lassen Sie sich inspirieren! |
Reservierungssystem
| Mit einem digitalen Reservierungssystem stellen Sie Ihren Betrieb von telefonischen Reservierungen auf Online-Reservierungen um. Ein solches System hat gleich mehrere Vorteile: Es unterstützt Sie bei der Planung, entlastet Ihren Service und macht die Anfragen Ihrer Gäste unabhängig von den Anwesenheitszeiten. Außerdem kann über ein Reservierungsportal das Gäste-Management verbessert werden, indem relevante Infos im System hinterlegt werden: zum Beispiel der Geburtstag von Stammgästen, der bevorzugte Platz im Restaurant oder das Lieblingsgericht. Und: Digitale Reservierungssysteme bieten die Möglichkeit, Kundendaten zu generieren – zum Beispiel für den Newsletter-Versand. Last but not least erhalten Sie auch Informationen und Kennzahlen für Ihr Controlling (Umsätze, Auslastung etc.). Tipp: Binden Sie Ihr Reservierungssystem – falls technisch möglich – auch in Ihren Social-Media-Kanälen ein! So ist es für Ihre Kunden nur ein kleiner Schritt, um bei ihrer nächsten Reservierung auch gleich eine Bewertung zu hinterlassen. |
Gastro-Portale
| In der digitalen Gastro-Welt sollten Sie so präsent wie möglich ein. Dazu gehören auch Gastro-Portale, Online-Magazine und Branchenverzeichnisse, die oftmals Tipps und Empfehlungen aus der Region veröffentlichen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Einträge aktuell sind und versorgen Sie die Redaktionen zum Beispiel mit Informationen zu neuen Angeboten. Oder laden Sie regionale Redakteure zu einem Probe-Essen der neuen Speisekarte ein. Ebenfalls wichtig sind Bewertungsportale: Halten Sie auch hier die Daten und Fotos aktuell und übernehmen Sie ggf. einen extern vom Portalbetreiber angelegten Eintrag als rechtmäßiger Inhaber. So können Sie in den Dialog gehen und auf Lob und Kritik entsprechend reagieren. Tipp: Machen Sie regelmäßig einen Web-Check und prüfen Sie, wo und in welcher Form über Ihren Betrieb berichtet wird. |
Influencer
| Sie sind auf Instagram, Facebook, TikTok oder YouTube unterwegs und posten Fotos und Videos von sich: an ausgewählten Orten, zusammen mit anderen Personen oder mit bestimmten Produkten. Influencer und Influencer-Marketing werden mittlerweile von vielen Firmen genutzt, um mit einem Posting entweder möglichst viele Personen oder eine spezielle Zielgruppe zu erreichen. Dieses Prinzip können auch Sie für sich nutzen. Tipp: Recherchieren Sie geeignete Influencer mit Food-Bezug. Diese müssen keine riesigen Reichweiten haben – wenn sie in Ihrer Region gut vernetzt sind, kann das bereits sehr effektiv sein. Kontaktieren Sie die Influencer und besprechen Sie eine mögliche Kooperation. Das bietet sich vor allem dann an, wenn Sie gerade ein spannendes Thema haben oder eine besondere Veranstaltung planen. |
Die Vorteile der digitalen Warenwirtschaft
Wichtig: Das Umstellen des Einkaufs bzw. der Warenbeschaffung von analog auf digital ist ein Prozess, der etwas Zeit in Anspruch nimmt – sich dann aber schnell rechnet. Tipp: Definieren Sie vorab Ihre Ziele, vergleichen Sie einzelne Anbieter und binden Sie Ihr Team mit ein. Auch das Hinzuziehen externer Berater als Unterstützung kann sinnvoll sein!
Übrigens: Der kleine Lebensmittelproduzent oder regionale Landwirt, der noch ganz analog arbeitet und bei dem Sie weiterhin einkaufen möchten, muss der digitalen Warenwirtschaft nicht zum Opfer fallen. Wenn Sie die Masse Ihrer Zutaten zeitsparend digital bestellen ist mehr Kapazität für die Kleinen vorhanden!
3 Küche und Küchengeräte
Permanenter Zeitdruck, akuter Personalmangel, strenge Hygienevorschriften: Wer im harten Alltag der Gastronomie erfolgreich bestehen will, braucht als Basis zuverlässige Küchentechnik und effiziente Arbeitsprozesse. Im Spannungsfeld zwischen Qualität und Effizienz sind digitale Küchengeräte und das »Internet of Things« eine wertvolle Hilfe: Sie sammeln Daten und liefern auf deren Basis wichtige Informationen – zum Beispiel zur Einsparung von Kosten. Sie unterstützen und entlasten das Personal durch automatisierte Arbeitsschritte. Sie ermöglichen einen vorausschauende Wartung und geben Sicherheit – auch in punkto Hygiene und HACCP. Wir beleuchten kurz vier wichtige Schlagworte rund um die digitale Küche.
Internet of Things
| Kühlschrank und Kaffeemaschine, Kombidämpfer und Spülmaschine: Die technischen Geräte und Maschinen in der Gastronomie sind immer häufiger mit Sensoren und Software ausgestattet, werden komfortabel über ein Display gesteuert und verfügen über eine Vielzahl vordefinierter Programme und automatischer Funktionen. Und: Sie sind über das Internet mit anderen Geräten und Systemen vernetzt. Diese netzwerktechnische Basis nennt man das »Internet of Things« (IoT). Durch die Vernetzung der Geräte können sie von außen bedient, gesteuert und mit Informationen bespielt werden. Eine Systemgastronomie oder Hotelkette kann zum Beispiel aus der Zentrale heraus Rezepte und Zubereitungsmethoden an die Filialküchen überspielen – für einen überall gleich hohen Qualitätsstandard. Wichtig für die Branche der Gastronomie: Digitale Küchentechnik hat oftmals eine automatisierte HACCP-Kontrolle an Bord und sorgt damit für maximale Hygiene-Sicherheit. |
Predictive Maintenance
| Was könnte wann passieren? Auf diese Frage gibt so manches digitale Küchengerät eine Antwort – und ermöglicht damit eine vorausschauende Instandhaltung. Im Gegensatz zur reaktiven Wartung in Form einer Reparatur oder der präventiven Wartung in einem festen Turnus basiert die vorausschauende Inspektion auf der Auswertung von Prozess- und Maschinendaten. Und damit auf dem tatsächlichen Zustand der Maschine: zum Beispiel der Nutzungsdauer sowie bestimmter Messwerte und Diagnosedaten. Ziel ist es, Maschinen, Anlagen und Geräte proaktiv und vorausschauend zu warten, um Störungszeiten zu minimieren. Im Idealfall können Störungen vorhergesagt werden, bevor sie eintreten und es zu Ausfallzeiten kommt. |
Less Waste
| Digitale Küchengeräte schaffen neue Möglichkeiten – dazu gehört auch die Müllvermeidung. Wie viel organischer Abfall wird in Ihrer Küche produziert und wie viel Speisereste kommen von Ihren Gästen zurück? Wie viel pro Gericht und wie viel pro Zutat? In der Gastronomie ist das oft ein blinder Fleck. Doch mittlerweile gibt es digitale Lösungen in Form einer Kombination aus Waage, Mülleimer und Kamera: Die Waage wiegt die Menge des Weggeworfenen, und die Kamera bzw. die Software dahinter identifiziert, um welche Zutat es sich handelt. Diese Informationen können dann dazu genutzt werden, um die Menüs und die Mengen anzupassen und zu optimieren. Besonders interessant ist diese Lösung für Großküchen in Kantinen, Restaurants und Hotels. |
Küchenmonitor
| Vor allem in Stoßzeiten ist in der Gastronomie eines besonders wichtig: eine gute Organisation und ein geregelter Ablauf. Welche Bestellung ist als nächste dran? Wo ist der Zettel mit der Bestellung geblieben? Fragen wie diese verursachen zusätzliche Hektik – und sorgen für unzufriedene Gäste. Ein sogenannter Küchenmonitor bzw. ein »Kitchen Display System« (KDS) sorgt hier für den nötigen Überblick: Er zeigt die eingehenden Bestellungen an und legt wahlweise Gerichte zusammen – zum Beispiel, wenn mehrere Tische dieselbe Speise gewählt haben. Außerdem können Bestellungen nach Bereichen gefiltert werden: Die Patisserie oder die Bar bekommen dann nur die für sie bestimmten Bestellungen angezeigt. So sinkt die Fehlerquote und Bestellungen können zügiger bearbeitet werden. |
Beispiel: vernetzte Spülmaschine
Mit dem digitalen Service CONNECTED WASH zeigt Winterhalter, dass die Vernetzung von Küchengeräten keine Spielerei ist, sondern konkrete Nutzen mit sich bringt: zum Beispiel mehr Sicherheit und Effizienz. Mit CONNECTED WASH können die Maschinen ins Netz eingebaut und alle wichtigen Betriebsdaten ausgewertet werden. Daraus lassen sich konkrete Handlungsempfehlungen zur Optimierung des Spülprozesses ableiten. Über eine App kann der Zustand der Maschine von jedem Ort der Welt aus überwacht werden. Weitere Vorteile: Sollte es zu einem kritischen Fehler im Spülprozess kommen, zeigt die Maschine nicht nur einen Warnhinweis im Display an, sondern sendet eine automatische Nachricht auf ein Smartphone oder Tablet – zum Beispiel, wenn der Reiniger in Kürze leer sein wird oder das Spülfeld blockiert ist. So können die Mitarbeiter rechtzeitig reagieren und längere Ausfallzeiten verhindern. Außerdem kann über den digitalen Service-Bereich einfach und bequem Spülchemie bestellt und ein Servicetermin vereinbart werden. Und: Die Software der Maschine ist immer auf dem aktuellen Stand, da sie automatisch alle wichtigen Updates erhält.
4 Controlling und Management
Steigende Einkaufspreise, steigende Energiekosten, steigende Personalkosten. Vor diesem Hintergrund ist es wichtiger denn je, dass Sie Ihre Verkaufspreise exakt kalkulieren, Ihre Bedarfsmengen genau planen und Ihre wirtschaftlichen Zahlen stets im Blick haben. Die BWA des Steuerberaters am Monatsende kommt dafür zu spät: Was Sie brauchen, ist eine Kontrolle in Echtzeit. Digitale Lösungen machen’s möglich.
5 Personal planen, finden und binden
Die Zeiten hereingereichter Zettel mit Schichtwünschen und das damit verbundene Chaos auf dem Schreibtisch gehören der Vergangenheit an. Die Digitalisierung macht nicht nur die Personaleinsatzplanung und Schichtplanung einfach und effizient: Sie bietet auch Chancen, neue Mitarbeiter:innen zu finden und bestehende Teams zu binden.
Personalsuche
Die Relevanz von Printmedien nimmt seit Jahren kontinuierlich ab: Heute genügt es nicht mehr, eine Stellenanzeige in den Fachmedien oder der Zeitung zu schalten. Der Weg zum Erfolg führt über die digitalen Kanäle der Online-Welt. Hier haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten:
- Stellenangebote auf der eigenen Webseite
- Postings in den Social-Media-Kanälen
- Ads auf Job-Portalen und in Karriere-Netzwerken (teilweise kostenpflichtig)
- Kurze informative und unterhaltsame Clips, in denen das Tätigkeitsfeld vorgestellt wird
- Imagevideo, in dem der Betrieb und der Arbeitgeber mit seinen Leistungen vorgestellt wird
Werfen Sie mal einen Blick über den Zaun: Wie gehen Unternehmen in anderen Branchen beim Online-Recruiting vor? Auf welche Instrumente setzen sie? Vielleicht können Sie das ein oder andere für sich nutzen!
Personalbindung
Die Bindung guter Mitarbeiter ist mindestens genauso wichtig, wie die Gewinnung von neuem Personal. Auch hier leistet die Digitalisierung einen wichtigen Beitrag: Ein moderner Arbeitsplatz, der auf dem aktuellen Stand der Technik ist, erhöht die Zufriedenheit bei den Beschäftigten:
- Arbeitsabläufe werden einfacher und leichter
- Mehr Zeit für kreative Tätigkeiten
- Besonders die jungen Generationen nutzen gerne digitale Tools
- Digitale Lösungen fördern die Selbstorganisation und das selbstbestimmte Arbeiten in Küche und Service
- Die Investition in Digitalisierung gibt dem Unternehmen ein modernes und zeitgemäßes Image
Vor allem ältere Mitarbeiter sind manchmal skeptisch, wenn neue digitale Tools eingeführt werde. Darum ist es wichtig, ihnen die Vorteile aufzuzeigen: leichteres Arbeiten, kürzere Laufwege, mehr Zeit für die Gäste etc.
6 Pickup, Delivery, Webshop
Seit den Lockdowns bieten viele Gastronomen ihre Speisen auch zum Verzehr außerhalb des Betriebes an – zum Abholen und/oder per Lieferung. Einige haben auch begonnen, hauseigene Gerichte und Feinkost in einem Onlineshop zu verkaufen und erschließen sich damit neue Zielgruppen. Zum Schluss unseres 360-Grad-Blicks auf die Digitalisierung in der Gastronomie geben wir Ihnen Anregungen für das Erschließen weiterer Geschäftsfelder.
Pickup
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▷ Online-Bestellung und Abholung Im Büro kurz was zum Mittagessen holen, unterwegs etwas snacken oder auf dem Nachhauseweg noch schnell etwas mitnehmen: Pickup- und Takeaway-Angebote machen‘s möglich. Was sie attraktiv macht ist zum einen die »Gastro-Qualität«. Und zum anderen die Zeitersparnis: Wenn die Mittagspause gerade mal 30 oder 45 Minuten lang ist, muss es mit dem Essen zügig gehen. Wie Sie diesen Service noch attraktiver machen können? Ganz einfach: Bieten Sie Ihren Gästen bei der Online-Bestellung auch gleich die Möglichkeit der Online-Bezahlung an! |
Delivery
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▷ Online-Bestellung mit Lieferung Essen zu bestellen und liefern zu lassen boomt seit Corona – in den großen Städten ist unter den Lieferdiensten bereits ein scharfer Wettbewerb ausgebrochen. Sie arbeiten mit unterschiedlichen Restaurants, Kitchens und Fast-Food-Anbietern zusammen und übernehmen die Logistik, also den Weg vom Restaurant zum Kunden. Das heißt: Als Gastronom sparen Sie sich einen eigenen Lieferdienst – zahlen für diesen Service jedoch rund 25 % der Bestellsumme. Für größere Betriebe und Ketten ist eventuell ein eigener Lieferdienst mit Fahrzeugen, Fahrern, Ausstattung etc. lukrativer – allerdings ist die Investition dann auch größer. Was Sie unbedingt vorher prüfen sollten: Welche Ihrer Speisen sind überhaupt lieferfähig? Müssen Sie für das Delivery-Geschäft Rezepte abwandeln oder neue Gerichte aufnehmen? Und: Können Sie mit denselben Preisen arbeiten wie in Ihrem Betreib oder ist wegen der Provision bzw. Logistik eine neue Kalkulation erforderlich? |
Webshop
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▷ Interessantes Zusatzgeschäft Suppen und Fonds, Gewürzmischungen und Gebäck, Aufstriche, Cocktails und, und, und: Wer eine gute Küche hat, kann auch sehr gut Feinkost im eigenen Onlineshop verkaufen. Und zwar weit über die Stadtgrenzen hinaus. Drei Dinge sind dabei besonders wichtig. Erstens: Bauen Sie ein Sortiment auf, das zu Ihrem eigenen gastronomischen Konzept passt. Zweitens: Präsentieren Sie Ihr Sortiment so ästhetisch wie möglich – also mit hochwertigen Fotos in 1a-Qualität. Und drittens: Nutzen Sie ein professionelles Webshop-System inkl. aller gängigen Zahlungsmöglichkeiten. Wichtig: Beachten Sie, den zeitlichen Mehraufwand für die Produktion, Konfektion und Logistik der Waren. Es gibt nämlich mittlerweile auch Webshops, die das Angebot mehrerer Gastrobetriebe bündeln und in die Sie sich einklinken können. |
7 Förderungsmöglichkeiten und Förderprogramme
Die Digitalisierung ist für die Zukunft der Gastronomie von entscheidender Bedeutung. Deshalb wird sie auch von Bund, Ländern und Förderbanken unterstützt: um den finanziellen Aufwand für die Auf- und Umrüstungen zu reduzieren und durch Kredite die Liquidität zu verbessern. Allerdings sind die einzelnen Förderprogramme oft zeitlich befristet oder laufen nur so lange, bis die bereitgestellten Gelder aufgebraucht sind. Deswegen ist es sinnvoll, dass Sie sich regelmäßig über neue oder fortgesetzte Förderungsmöglichkeiten informieren. Hier drei Beispiele.
