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¿CÓMO HACER EL INVENTARIO DE UN RESTAURANTE, BAR O CAFETERÍA?


El inventario es la columna vertebral de un restaurante, bar o cafetería. Una buena gestión y administración del inventario está directamente relacionada con las ganancias y el éxito de cualquier establecimiento de sector horeca. Cuando no existe una correcta administración del inventario, sin duda, habrá pérdidas que podrían poner en riesgo la rentabilidad financiera de cualquier negocio del sector gastronómico. Saber cómo hacer el inventario de un restaurante, bar o cafetería es clave para los procesos operativos cotidianos y los objetivos a largo plazo.

 ¿Por qué es importante una buena gestión del inventario?

Por su naturaleza, los negocios del sector horeca invierten gran parte de su presupuesto operativo en la compra de alimentos, bebidas y demás ingredientes necesarios para la elaboración de su producto o menú . Llevar un control del inventario de un restaurante, bar o cafetería permite hacer un seguimiento de lo que se tiene en stock, en dónde se encuentra almacenado y en qué momento entran y salen los materiales. 

Este tipo de trazabilidad es muy importante para tener un control de la mercancía, generar reportes financieros y asegurar una óptima operación en el establecimiento. No tener suficiente inventario al momento de vender al cliente afecta la reputación del negocio y las ventas. La gestión del inventario de un restaurante, bar o cafetería varía de acuerdo con su menú y su modelo operativo. 

En general, sin importar el tipo de negocio el objetivo de una buena gestión del inventario es disponer siempre de ingredientes necesarios para todos los pedidos de los clientes durante una jornada de servicio. Una óptima administración del inventario también permite bajar los costos y determinar qué platos y bebidas tienen una mejor rentabilidad. 

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Ventajas de una buena gestión del inventario de un restaurante, bar o cafetería

Winterhalter recomienda emplear los siguientes procedimientos para cumplir con los estándares establecidos por entidades de salud pública y por la OMS en el proceso de reapertura de bares, restaurantes y cafeterías. 

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  • Garantiza la existencia de insumos necesarios para la elaboración de los platos y bebidas del menú. 
  • Permite medir el desempeño financiero de cualquier negocio, ya sea un restaurante, bar o cafetería. 
  • Trazabilidad de los suministros que entran, que salen y los que hay en existencia.
  • Permite determinar la rentabilidad y los costos para cada plato o bebida.
  • Ayuda a evitar pérdidas por hurto. 
  • Permite calcular el stock necesario para cada plato o producto. 
  • Ahorra costos y disminuye el desperdicio de alimentos.

Pasos básicos para realizar el inventario de un restaurante, bar o cafetería

1. Almacena correctamente los ingredientes e insumos

En primer lugar, se recomienda seguir las buenas prácticas de almacenamiento de alimentos. Esto con el fin de implementar un sistema de rotación que asegure que los ingredientes estén en buen estado, y de esta manera  garantizar la salud de los consumidores y minimizar el desperdicio.

2. Define un cronograma y designa a los encargados 

Establecer la frecuencia y la metodología con la que se va a realizar el inventario de un restaurante, bar o cafetería, depende de la naturaleza de cada negocio. Lo ideal es hacer un seguimiento más frecuente a los productos perecederos, a los más consumidos y a los más costosos. Por ejemplo, para el caso de los bares y barras de licores se recomienda hacer un inventario con más frecuencia de las bebidas más costosas. 

De acuerdo con la naturaleza de cada negocio, se debe realizar el inventario con una periodicidad semanal, quincenal  o mensual y se deben definir unas fechas fijas. De la misma manera, se deben designar a los encargados de realizar el inventario. Para una correcta metodología en el proceso de inventario de un restaurante, bar o establecimiento del sector gastronómico, es muy importante que estén presentes el chef o alguno de sus ayudantes y algún delegado del área administrativa. 

3. Sigue el  método PEPS: Primero en entrar, primero en salir 

Para una correcta gestión del inventario de un restaurante, bar o cafetería , es indispensable organizar los alimentos de manera tal que se utilicen siempre primero los alimentos con fecha de vencimiento más próxima. Esto es clave para minimizar el desperdicio de insumos y una de las claves para garantizar la inocuidad alimentaria. De la misma manera, es indispensable asegurar las Buenas prácticas de higiene en la industria alimentaria.

4. Diseña una plantilla en una hoja de cálculo para el inventario de tu restaurante, bar o cafetería

Actualmente existen múltiples softwares y aplicaciones para administrar el inventario de un restaurante, bar o cafetería de forma automatizada. Por medio del sistema POS es posible rastrear el uso del inventario en un restaurante, bar o cafetería, sin embargo,se recomienda realizar siempre un inventario manual, ya que, este tipo de sistemas  no tiene en cuenta otras fuentes de pérdida como el deterioro, el desperdicio y el hurto.

Para lograr una mejor trazabilidad del inventario se recomienda diseñar un plantilla en una hoja de cálculo fácil de utilizar para facilitar el proceso a los empleados y el respectivo seguimiento. Esta plantilla también se puede utilizar para alimentar los datos del POS. 

Es fundamental que la plantilla incluya los siguientes datos básicos:

  • ID o Código
  • Categoría
  • Ubicación 
  • Producto
  • Unidad
  • Cantidad 
  • Costo unitario
  • Valor en inventario

5. Calcula el inventario existente

Una vez diligenciada la plantilla, se puede determinar el inventario existente y realizar los pedidos necesarios a los proveedores para garantizar la producción durante el periodo de tiempo definido. Con esta información, es posible determinar de una manera más acertada los costos y la rentabilidad de cada plato o bebida. 

Un conocimiento preciso del inventario existente, permite optimizar la oferta y los procesos para aprovechar al máximo los recursos y asegurar el éxito de un restaurante, bar o cafetería. 

En Winterhalter queremos ser los aliados estratégicos de los restaurantes, bares, hoteles y demás establecimientos del sector gastronómico y la industria de alimentos, por eso hemos diseñado una plantilla para que descargues GRATIS y realices el inventario de tu negocio de una manera rápida y eficiente. 


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